Objetivo 

Instruir al usuario paso a paso para realizar todos los procesos de cierre y apertura de cuentas.


Conceptos 

A continuación presentamos 2 conceptos básicos que debe conocer:


Periodo Operacional: Se refiere a los periodos habilitados para el control de registros por fechas dentro de sistema, esto permite restringir movimientos en periodos ya cerrados.

Los periodos pueden ser:

  • Diario
  • Semanal
  • Quincenal
  • Mensual
  • Bimestral
  • Trimestral
  • Semestral
  • Anual


Ejercicios: Se refiere a los periodos habilitados para los registros contables, ya que conforme a la configuración de los ejercicios se pueden realizar las numeraciones de los libros contables y las impresiones de las mismas. 

Los ejercicios pueden ser:

  • Mensual
  • Bimestral
  • Trimestral
  • Semestral
  • Anual

Importante:


Antes de proceder al cierre, asegúrese de que no haya discrepancias entre los datos de los distintos módulos y la contabilidad. Es crucial ejecutar el proceso "COMPROBACION BASE/SALDO" al final del año. Esta herramienta mostrará cualquier diferencia en los datos.


Si hay diferencias, corríjalas antes del cierre, teniendo en cuenta que una vez cerrado el balance, no se podrán hacer modificaciones.


En éste articulo encontrará como corregir las diferencias de la herramienta "COMPROBACION BASE/SALDO".



Pasos a seguir:


Para realizar el procedimiento de computo, cierre y apertura de cuentas en el sistema Dolphin realice los siguientes pasos:


  • En Registros > Contabilidad > Categoría de Cuentas Contables configurar los grupos de las cuentas de acuerdo a al estructura del plan de cuentas.
    • Ejemplo:

      Codigo: 1, Nombre: Activo, Grupo: Activo;

      Codigo: 2, Nombre: Pasivo, Grupo Pasivo;

      Codigo: 3, Nombre: Ingresos, Grupo: Ingresos;

      Codigo: 4, Nombre: Egresos, Grupo: Gastos.

    • Nota: Esto se configura una sola vez, para los próximos cierres ya no será necesario.

  • En Registros > Configuraciones >  Liberación de Periodo Operacionales los Periodos Operacionales correspondientes al año en que será cerrado el Balance deben estar todos INACTIVOS, de todas las sucursales.



  • En Registros >Contabilidad > Ejercicios corroborar que los ejercicios del año a ser cerrado estén correctos. (Los ejercicios pueden estar en forma mensual o anual), para el mes de diciembre la situación del ejercicio debe estar ABIERTO



  • Una vez corroborado lo anterior, debe realizar el proceso automático de asiento de resultado del ejercicio, para ello dirigase a  Informes>Contabilidad> Cómputos de Resultados, esta operación tiene como finalidad ajustar el resultado que se encuentra al pie del resumen del balance Perdida/Ganancia, el valor en cuestión esta fuera del balance, y debe ser contabilizado para que los valores del Activo y Pasivo e Ingresos y Egresos se balanceen entre si. Es decir se contabilizará utilizando una cuenta del patrimonio (Resultado acumulado (Cta pasiva)) y una cuenta de perdida y ganancia (Resultado del ejercicio) que puede estar registrada como ingresos o egresos.
    • Una vez abierta esta ventana configurar de la siguiente manera:
    • Empresa: Seleccionar la empresa.
    • Fe. Base (Fecha base): Colocar mes y año del periodo. Ej.: 12/2023
    • Cuentas para Lucro(Ganancia): Introduce las cuentas contables para que el sistema realice automáticamente los asientos de ajustes.
      • Ejemplo: Cuando se tiene resultado positivo es por que el activo es mayor que el pasivo y los ingresos son mayores que los egresos; entonces para balancear se utilizará las cuentas que comentamos mas arriba.
      • Debitar: usar la cuenta de perdida para que esta pueda aumentar los egresos y asi balancear con los ingresos. (Cuenta del grupo ingreso o egreso, estilo razón simple).
      • Acreditar: usar la cuenta del patrimonio para que esta pueda aumentar el pasivo y asi balancear con el activo. (Cuenta del grupo pasivo, estilo razón simple).
    • Cuentas para Perdidas: Introduce las cuentas contables para que el sistema realice automáticamente los asientos de ajustes.
      • Ejemplo: Cuando se tiene resultado negativo es por que el Activo es menor que el pasivo y los egresos mayor que los ingresos ; entonces para balancear se utilizara las cuentas que comentamos mas arriba.
      • Debitar: usar la cuenta del patrimonio para que esta pueda disminuir el pasivo y asi balancear con el activo. (Cuenta del grupo pasivo, estilo razón simple). 
      • Acreditar: usar la cuenta de perdida para que esta pueda disminuir los egresos y asi balancear con los ingresos. (Cuenta del grupo ingreso o egreso, estilo razón simple).
    • Importante:

      Para que el sistema realize los asientos de ajustes se tiene que tener en cuenta lo siguiente:

      1. Debe marcar la casilla “Generar asientos en el diario”
      2. En el momento de visualizar el informe Computo de Resultado en la linea de “diferencia” el valor debe ser cero.
    • Para corroborar que ha ingresado correctamente las cuentas, puede corroborar en resumen del pie del balance que la linea de perdida y/o ganancia haya quedado cero.
  • Posteriormente procedemos a realizar el cierre y apertura de cuentas para ello dirigase a Informes >Contabilidad > Cierre y apertura de cuentas
    • Una vez abierta esta ventana configurar de la siguiente manera:
    • Empresa: Colocar el código de la empresa en cuestión.                      
    • Dt.Base(fecha base): Colocar mes y año del periodo. Ej.: 12/2023
    • Marcar la casilla “Generar los asientos en el diario”.


Nota: Luego de generado el asiento de Cierre y Apertura, verificar el balance (Informes > Contabilidad > Balance) si están realmente todas las cuentas ceradas, tanto en la moneda guarani como en la moneda dólar.



Numeración e Impresión de Libros Contables:


  • En Registro >Contabilidad > Ejercicios: Modificar la situación de los ejercicios (de menor a mayor), de:
    • Abierto para Numerado; luego,
    • Numerado para Impreso.


  • De esta manera se finaliza el Cierre y Apertura de cuentas!


Recomendaciones:

Siempre que sea posible realizar una COPIA de la base, luego que se realiza procesos por ejemplo: numerar y pasar para impreso los ejercicios contables, o procesos de cierre de balance, a fin de tener un backup de la base del día de cierre

del balance.