En el proceso de pago de aguinaldos dentro del sistema Dolphin ERP existen unas series de pasos y consideraciones que debe llevar en cuenta.
En el presente documento se detallan las configuraciones previas a tener en cuenta.
1- Antes de iniciar con el proceso de pago de aguinaldos deberá realizar algunas configuraciones previas. Para el mismo ingrese a Registro - Configuraciones - Configuraciones Generales.
Al abrir la ventana de configuraciones generales debe posicionarse en Planilla de Sueldos, seguidamente en el campo Aguinaldo a pagar, agregue una cuenta del grupo Pasivo, estilo Razón Simple. Esta cuenta será utilizada para contabilizar los comprobantes generados con hojas del tipo aguinaldo.
2- Cree la planilla de sueldos para el pago de aguinaldos: para ello debe ingresar a Movimiento - Planilla de Sueldos - Mantenimiento de Planilla de sueldos
Al abrir la ventana de Mantenimiento Planilla de Sueldos debe seleccionar el tipo de planilla AGUINALDO.
La Frecuencia: como el aguinaldo se paga una vez al año, al seleccionar este tipo de planilla, la frecuencia es asignada automáticamente como ANUAL.
Una vez realizados los pasos expuestos mas arriba debe de seleccionar el mes base, el cual se refiere al mes base utilizado como referencia para el calculo de aguinaldo.
Dentro del sistema Dolphin existen varios tipos de cálculos de aguinaldo del mes base, es por eso que hemos pensando en varias opciones para el pago que puede adaptarse a su empresa.
- Si su empresa desea tener en cuenta los comprobantes de salarios desde diciembre del año anterior a noviembre del año actual, completando de esta manera los 12 meses para el calculo, ingrese al siguiente link para conocer el paso a paso.
https://dataparassist.freshdesk.com/a/solutions/articles/61000284939
- Si su empresa desea tener en cuenta los comprobantes de salarios desde enero del año corriente hasta noviembre del año corriente mas el salario padrón registrado en el contrato de trabajo, completando de esta manera los 12 meses para el calculo, ingrese al siguiente link para conocer el paso a paso.
https://dataparassist.freshdesk.com/a/solutions/articles/61000285119
- Si su empresa desea tener en cuenta los comprobantes de salarios desde enero del año corriente hasta noviembre del año corriente sumando a estos valores, el comprobante de salario del mes de noviembre del mismo año, completando de esta manera los 12 meses para el calculo, ingrese al siguiente link para conocer el paso a paso.
https://dataparassist.freshdesk.com/a/solutions/articles/61000285118
- Si su empresa desea tener en cuenta los comprobantes de salarios pagados desde enero del año corriente hasta Diciembre del año corriente , completando de esta manera los 12 meses para el calculo, ingrese al siguiente link para conocer el paso a paso.
https://dataparassist.freshdesk.com/a/solutions/articles/61000285117
Una vez que haya seleccionado una de las opciones de cálculos de aguinaldos presentados en los links debe seguir los pasos a continuación
Ocurrencia Comprobante: Previamente debe crear una ocurrencia para AGUINALDOS PAGADOS, para ello ingrese a Registro - Planilla de sueldos - ocurrencias.
Esta ocurrencia debe ser del Tipo RENDIMIENTO, Tipo de Planilla NORMAL, perteneciente al Grupo AGUINALDO. Dentro de la misma debe también agregar el centro de costos y agregar la cuenta de gastos el cual será reflejado posteriormente en el asiento diario de los pagos de aguinaldo.
Continuando en la ventana mantenimiento de sueldo para aguinaldo en el campo ocurrencias comprobantes agregue la ocurrencia de aguinaldos pagados creado anteriormente.
Posteriormente agregue las Ocurrencias p/ Calculo: Las Ocurrencias para el calculo son todas las ocurrencias que el proceso de pago de aguinaldos tendrá en consideración para el pago de aguinaldo de un funcionario. Tendrá en cuenta las ocurrencias del tipo salario, rendimiento y descuentos, que fueron utilizadas en los comprobantes de salarios pagados.
3- Seguidamente debe Generar el comprobante de Aguinaldo: para generar el comprobante de pago de aguinaldo ingresamos a Movimiento - Planilla de sueldos - Comprobantes.
Al momento de crear el comprobante de aguinaldo seleccione la empresa, la sucursal de los comprobantes que desee generar y el departamento, o bien seleccione la opción "todos" de esa forma generara comprobantes para todas las sucursales. En el campo planilla de sueldos seleccionamos la planilla AGUINALDO creada anteriormente, seleccione los funcionarios a los cuales pagara aguinaldo, en este punto podrá seleccionar la opción "Todos" de esta manera generara comprobantes de aguinaldos para todos los funcionarios de la sucursal seleccionada, completamos la fecha de emisión de los comprobantes y luego marque la opción "confirmar"
4- Verificar datos de los comprobantes: una vez que haya generado el comprobante es importante siempre validar los datos generados por el sistema antes de realizar el pago, así tendrá certeza de que los datos serán los correctos. Debe tener en cuenta que el aguinaldo es inembargable por ley, por lo que una vez generado este tipo de comprobante no se podrá realizar ningún tipo de modificaciones al comprobante entonces no será posible agregar ocurrencias de descuentos o títulos a cobrar.
Para controlar la composición del aguinaldo calculado en el comprobante, puede visualizar el informe Confiere Cálculo de Aguinaldo, ingresando a Informes - Planilla de Sueldos - Confiere Calculo de Aguinaldo:
5- Cerrar la Planilla de Sueldos: Antes de realizar el pago de aguinaldos debe cerrar la Planilla de Sueldos referente al AGUINALDO para ello ingrese nuevamente a Movimiento - Planillas de Sueldos - Mantenimiento de Planilla de Sueldos, allí debe modificar y cerrar la planilla de aguinaldo creada anteriormente.
6- Una vez que haya cerrado su planilla de pago de aguinaldos ya podrá realizar la impresión de comprobantes del pago de aguinaldo, para el cual deberá marcar el icono de impresora, seleccionando el modelo, marcando la opción visualizar impresión o bien visualizar todo y luego confirmar con el botón Ok:
Realizado el proceso visualizara el siguiente modelo de comprobante:
7- Posteriormente debe realizar el pago de aguinaldo por el modulo de financiero: En el cual debe completar la fecha de pago de aguinaldo, el histórico del pago para mejor identificación, seguidamente pase a completar la Operación 75 - FP - PAGOS DE AGUINALDO. Una vez seleccionada esta operación, deberá seleccionar los comprobantes generados en el paso anterior con el botón "Comprobantes".
Al presionar el botón "Comprobantes", podrá seleccionar los comprobantes de aguinaldos por una sucursal o todas las sucursales, también podrá seleccionar una entidad o varias, seleccionando la opción LANZAR TODOS (click derecho).
Una vez que haya seleccionado los comprobantes, al guardar el financiero se habrá finalizado el proceso de pago de aguinaldo a los funcionarios.
Nota importante
Al cerrar la planilla de aguinaldos el sistema realizara el asiento de provisión de pago de aguinaldos.
Al realizar el financiero de pago de aguinaldo el sistema realizara el asiento del mismo.
Observación: En caso que haya provisionado el aguinaldo durante el año, debe realizar el asiento de reversión de manera que no queden duplicados.