Situación
Se reporta que un proveedor cambió de razón social de “Regional Seguros” a “Sudameris Seguros”, manteniendo el mismo RUC. El cambio fue realizado en Mayo 2025.


Pero al enviar las retenciones, surgen inconsistencias ya que los registros retroactivos continúan con la razón social anterior y el sistema no actualiza de forma retroactiva la razón social en documentos ya emitidos.






Solución

Considerando las prácticas correctas dentro del sistema y normas de control fiscal:


No corresponde realizar modificaciones por Mantenimiento de Documentos cuando el documento físico fue recibido con la razón social anterior, aunque el RUC sea el mismo, ya que alteraría la integridad documental y contable del registro original.


Por tanto para subsanar este inconveniente recomendamos:


  • Realizar los financieros de forma separada, es decir en un financiero se gestionan las retenciones y registros con la razón social “Regional Seguros” (período anterior) y en otro financiero se gestionan las retenciones y registros con la razón social “Sudameris Seguros” (posterior al cambio de mayo 2025).

Esto garantiza:


  • Trazabilidad y validez fiscal de los documentos.
  • Conservación de la integridad de los registros históricos.
  • Evitar inconsistencias o conflictos con auditorías, SIFEN o conciliaciones fiscales.

Listo!